Institut grand-ducal de Luxembourg – Appel à candidatures pour un contrat de prestation de services avec une personne chargée d’exercer les fonctions d’Administrateur général.

Appel à candidatures

Afin de poursuivre la professionnalisation de son fonctionnement administratif et de mettre en œuvre plusieurs projets de structuration organisationnelle, l’Institut Grand-Ducal (IGD) souhaite conclure un contrat de prestation de services d’une durée de deux ans avec une personne chargée d’exercer les fonctions d’Administrateur général.

Le prestataire retenu assistera le Président, le Secrétaire général ainsi que le Conseil consultatif des présidents des Sections dans la mise en œuvre de la gestion stratégique, administrative et opérationnelle de l’Institut Grand-Ducal.

Cette mission a pour objectif d’accompagner l’Institut Grand-Ducal dans le développement de ses outils de gestion, l’harmonisation de ses procédures internes et le renforcement de sa gouvernance. Au terme du contrat, le Conseil consultatif évaluera les résultats obtenus et décidera des suites à donner à cette mission.

Missions

Le prestataire sera notamment chargé de :

• élaborer et mettre en œuvre un concept d’archivage physique et numérique des documents de l’IGD, ainsi que mettre en place et gérer une solution de stockage en nuage (cloud) ;
• proposer et mettre en place une base de données centralisée des adresses et des contacts ;
• élaborer et mettre en place un système de réservation des salles communes de l’IGD ;
• élaborer un modèle harmonisé de rapport annuel destiné au Ministère de la Culture ;
• préparer, sur la base des contributions des Sections, un rapport annuel consolidé ainsi que les demandes de budget annuelles ;
• mettre en place un calendrier centralisé des manifestations organisées par les différentes Sections ;
• élaborer, coordonner et diffuser une newsletter institutionnelle ;
• contribuer à la communication institutionnelle de l’IGD (site internet, newsletter et autres supports de communication) ;
• préparer des propositions de règlements, de procédures internes et de documents de gouvernance, notamment un règlement d’ordre intérieur de l’IGD ;
• formuler des propositions visant à harmoniser les pratiques administratives, financières et organisationnelles des différentes Sections.

Profil recherché

Le candidat ou la candidate devra démontrer :

• d’excellentes capacités d’organisation, de coordination et d’autonomie ;
• une expérience dans la gestion administrative, associative, culturelle ou institutionnelle ;
• d’excellentes compétences rédactionnelles en français ; la connaissance du luxembourgeois, de l’allemand et/ou de l’anglais constitue un atout ;
• une bonne maîtrise des outils informatiques courants ;
• une bonne connaissance du cadre juridique et réglementaire applicable à l’Institut Grand-Ducal, notamment de ses statuts, de son règlement d’ordre intérieur, de ses procédures internes et de son cadre conventionnel avec l’État ;
• un intérêt marqué pour les activités scientifiques, culturelles et patrimoniales de l’Institut Grand-Ducal.

Conditions

• contrat de prestation de services d’une durée de deux ans ;
• rémunération maximale de 16 000 € TTC par an ;
• présence régulière à la Bibliothèque nationale de Luxembourg, à raison d’environ une demi-journée par semaine, selon des modalités convenues avec le Président et le Secrétaire général ;
• rémunération sur présentation d’une facture mensuelle, dans la limite du budget annuel convenu.

Le prestataire exercera sa mission en toute indépendance et sous sa propre responsabilité. Le présent appel ne constitue pas une offre d’emploi et n’emporte pas la conclusion d’un contrat de travail.

Candidature

Les personnes intéressées sont invitées à adresser, avant le 15 septembre 2026, leur candidature comprenant une lettre de motivation accompagnée d’un curriculum vitae, d’une note méthodologique (1 à 2 pages maximum) expliquant comment le candidat entend accomplir la mission et du taux horaire TTC proposé à l’adresse suivante :

Institut Grand-Ducal
Présidence
Bibliothèque nationale de Luxembourg
37D, avenue John F. Kennedy L-1855 Luxembourg

Les candidatures seront examinées par le Conseil consultatif des présidents des Sections, qui se réserve le droit de convoquer les candidats retenus à un entretien avant de procéder à la désignation du prestataire.